Quel service de café choisir pour son entreprise ?

Nous vous aidons à choisir entre location, achat, prêt ou sous-traitance. Faites le bon choix pour votre entreprise

Qu’elle soit prise avant de s’attaquer à sa journée de travail, après la pause de midi ou encore au cours de l’après-midi, la pause-café est une habitude bien ancrée chez les salariés. Moment de détente et de décompression, de création de liens sociaux ou encore de gain de productivité, ce break offre bien des avantages, aussi bien pour les collaborateurs que pour les entreprises. Avec les différents services de café disponibles, vous ne savez pas lequel choisir ? Suivez le guide !

Toutes les solutions professionnelles pour le café en entreprise 

En plus de créer un instant de pause favorable au bien-être des collaborateurs, le café contribue aussi à la performance et à la productivité de votre business. Souvent considérée comme un facteur de perte de temps, la pause-café est pourtant un réel atout pour le fonctionnement d’une société. Renforçant le sentiment d’appartenance et la culture d’entreprise, elle favorise également la motivation des employés. Il est donc important de bien choisir la solution café idéale pour votre entreprise. Selon vos besoins et la taille de votre structure, différents services peuvent être choisis :

• La location de machine à café d’entreprise ;
• L’achat d’une machine à café d’entreprise ;
• Le prêt de machine à café ;
• La livraison de café au bureau ;
• Le recours à la sous-traitance ;
• La mise à disposition de tickets resto.

Ces solutions présentent chacune ses avantages et inconvénients. 

Service #1 : la location, un service café tout en un 

Faut-il acheter ou louer une machine à café pour entreprise ? Beaucoup de chefs d’entreprise s’interrogent à ce sujet. Il s’agit d’une question pertinente puisque l’achat d’une machine à café professionnelle représente un certain investissement, notamment pour les PME. De nombreuses sociétés proposent aujourd’hui un service de location de machine à café comme l’entreprise Nestlé via Nespresso, MaxiCoffee ou encore Selecta. Louer une machine à café professionnelle offre divers avantages :

• Investissement plus abordable que l’achat ;
• Possibilité d’essai gratuit avant l’adoption de la machine ;
• Divers accessoires inclus dans la location d’une machine à café à grains (gobelets, sachets de sucre, touillettes, etc.) ;
• Prise en charge des opérations d’entretien régulier et dépannage en cas de panne. 

En fonction de la société, différents types de contrats de location d’une machine à café professionnelle peuvent être proposés. Les points distinctifs peuvent concerner la durée de location (24 mois, 36 mois ou 48 mois) ou les engagements à respecter (par exemple consommation d’au moins 5 kg de café par mois). 

Bien que ce service de café pour entreprise offre des avantages, il présente également des inconvénients : 

• Pour une utilisation à long terme, la location peut revenir beaucoup plus chère que l’achat ; 
• La nécessité de respecter un volume de consommation mensuel pour amortir les frais de location ;
• L’engagement auprès d’un fournisseur pendant la durée d’un contrat.

Service #2 : l’achat, une solution café long terme 

Outre la location, l’achat d’une machine à café pour entreprise peut aussi être envisagé. Cette option convient notamment aux TPE, mais aussi à d’autres types d’entreprises. Si vous désirez acheter une machine à café professionnelle, différentes sociétés proposent la vente de ce type de dispositif. Par exemple, Chacun Son Café dispose d’une large gamme d’appareils dédiés aux professionnels, sélectionnés auprès des meilleurs fabricants du marché. Selon la taille de votre entreprise, les machines disponibles offrent une capacité variée. 

Vous hésitez encore à opter pour l’achat d’une machine à café pour entreprise ? Notez que cette solution présente différents avantages :

• L’entreprise devient propriétaire de la machine ;
• La totale indépendance vis-à-vis du fournisseur ou du prestataire de service (notamment en matière d’approvisionnement) ;
• Une solution moins coûteuse en cas d’utilisation régulière sur le long terme.

Parmi les inconvénients, considérez que :

• La maintenance n’est pas forcément proposée par le fournisseur. Dans ce cas, il est possible de souscrire un contrat d’entretien auprès d’une société spécialisée.
• L’investissement de départ est beaucoup plus important que dans la location. Toutefois, à long terme, le prix est amorti réduisant ainsi le coût du café par tasse.
• L’approvisionnement en consommables est à la charge de l’entreprise elle-même.

Service #3 : la sous-traitance d’espace café, ils s’occupent de tout 

Pour vous assurer du bien-être de vos collaborateurs, l’aménagement d’un espace façon coffee shop constitue une autre alternative. Cette solution convient parfaitement aux très grandes entreprises souhaitant améliorer la qualité de vie au travail des équipes et favoriser les échanges interpersonnels. Pour rappel, un coffee corner, c’est l’association d’une machine à café professionnelle et d’un mobilier sur mesure et confortable. Différentes sociétés proposent ce service comme Corner Paul s’installant directement dans les locaux de l’entreprise.

En voici les avantages :

• Ambiance conviviale et chaleureuse ;
• Compromis entre distributeur automatique et machine à café professionnelle avec différents systèmes de paiement possibles ;
• Mobilier alliant design et praticité (mobilier au design épuré pour se fondre dans le décor de l’entreprise, propice à la détente, pourvu de divers compartiments pour les déchets, la vaisselle…).

Cependant, l’installation d’un coffee corner n’est pas sans inconvénient :

• Il représente un certain investissement que les chefs d’entreprise ne sont pas forcément prêts à effectuer.
• Il nécessite une vaste surface au sol pour pouvoir accueillir de nombreux salariés.

Service #4 : le prêt de machine à café professionnelle, véritable bon plan ?

Le prêt de machine à café professionnelle est une autre solution pouvant être envisagée, notamment pour les très grandes entreprises. Dans les faits, le prestataire qui reste propriétaire dépose gratuitement l’appareil dans les locaux de la société. Il assure l’approvisionnement en café et en produits consommables, mais aussi la maintenance. Le choix des boissons et leur prix sont aussi souvent définis par le propriétaire. 

Voici les avantages de cette solution :

• L’entreprise n’a aucun investissement de départ à effectuer ni aucune mensualité à payer.
• L’entreprise ne s’occupe pas de l’approvisionnement ni de l’entretien de la machine à café.

Cette solution présente toutefois aussi des inconvénients :

• L’entreprise ne tire aucun bénéfice financier puisque les recettes sont versées au prestataire.
• L’entreprise ne peut pas choisir les boissons proposées ni leur prix, sauf si elle accepte de contribuer financièrement afin de réduire le coût du café.
• L’entreprise doit s’engager sur une consommation minimum. Elle doit payer la différence si le quota n’est pas atteint.

Service #5 : la livraison de café au bureau

Parmi les solutions proposées aux entreprises, le service de livraison de café est une autre alternative intéressante. Particulièrement adaptées aux TPE et PME, cette pratique offre aussi divers avantages :

• La qualité d’un café préparé par des professionnels du domaine ;
• La possibilité de se faire livrer des cafés répondant au goût des différents salariés (sucré ou non, avec ou sans crème…) ;
• L’élimination des frais de location ou d’achat d’une machine à café ;
• La réduction des déplacements des employés lors de la pause-café ;
• La possibilité de commander le café en ligne avec une livraison rapide.

Bien que se faire livrer du café au bureau offre de nombreux avantages, cette solution peut aussi présenter un inconvénient. Dans ce cas, les salariés ne profitent pas de l’ambiance de détente et de l’atmosphère conviviale autour de la machine à café. En choisissant la livraison de café au bureau, chacun peut ensuite savourer sa boisson dans son coin… sans parler des conséquences écologiques liées à des livraisons continues. 

La solution de facilité : les tickets resto !

Pour les entreprises, particulièrement les PME, qui ne le souhaitent pas ou qui n’ont pas les moyens d’aménager un espace café au sein de leurs locaux, pourquoi ne pas opter pour les tickets resto ? L’attribution concerne l’ensemble des salariés et s’effectue par journée de travail entière. En plus des restaurants, des hôtels et des snacks, ces tickets peuvent être utilisés dans certains cafés. Bien évidemment, il faut que vos locaux soient situés dans une zone commerciale propice à la consommation. 

Si vous êtes tenté de distribuer des tickets restaurant à vos salariés, notez que cette solution présente certains avantages :

• Les exonérations de charges sociales ;
• Les tickets ou titres restaurant sont non imposables ;
• L’augmentation du pouvoir d’achat des salariés améliorant leur bien-être, leur motivation et leur productivité ;
• La valorisation de l’image de l’entreprise ;
• Une solution moins coûteuse que la mise en place d’un espace café dans les locaux de l’entreprise.

Les tickets restaurant présentent aussi des inconvénients qu’il est important de connaître avant d’opter pour cette solution :

• Le rendu de monnaie par les commerçants est interdit ;
• Les frais de gestion (1 à 2 %) qui peuvent être facturés sur la valeur totale de la commande.

Sources : https://blog.cafecaron.com/comment-choisir-la-bonne-solution-cafe-pour-son-entreprise/, https://saveur-expresso.com/2019/05/06/tendance-coffee-corner/, http://www.leplaisirdegourmandise.com/se-faire-livrer-le-cafe-en-entreprise-quels-avantages%E2%80%89/, https://www.expresseau.fr/guides-pratiques/machine-cafe/quel-est-le-prix-dune-machine-a-cafe-en-entreprise/,https://www.companeo.com/machines-a-cafe/FAQ/machine-cafe-sans-rien-payer-depot-gratuit, https://www.expertmarket.com/fr/titres-restaurant#link-les-avantages-du-ticket-restaurant