Réduire les frais de fonctionnement d’entreprise : 10 idées

9 septembre 2022

Découvrez 10 idées pour réduire les frais de fonctionnement d’une entreprise en pleine croissance : outils, bilans, automatisations, optimisations…

10 idées pour réduire les frais de fonctionnement d’une entreprise en croissance

Pour accroître les flux de trésorerie d’une entreprise en croissance, augmenter le chiffre d’affaires est capital. Cependant, même si le chiffre d’affaires est élevé, assurer la rentabilité de l’entreprise est également indispensable. Et pour optimiser les chances d’être rentable, réduire les dépenses est essentiel. Mais comment une entreprise peut-elle assurer la rentabilité de ses activités en dépensant le moins possible ? Tout simplement en maîtrisant les frais généraux de la structure (frais fixes et frais variables). Voici quelques conseils utiles pour diminuer les frais de fonctionnement d’une entreprise en croissance.

1 – Utiliser des outils de gestion multi-sites

Le travail en multisites est une solution de plus en plus adoptée par les entreprises. Autonomisation et responsabilisation des équipes, épanouissement de certains employés qui ne ressentent plus le poids de la hiérarchie, gain de temps et de coût (temps et frais liés aux déplacements)… Les organisations multi-sites offrent de nombreux avantages. Cependant, pour que ce mode de travail fonctionne de manière optimale et constitue une solution pour réduire les dépenses de l’entreprise, une gestion spécifique est nécessaire. Dans ce sens, l’utilisation d’outils de gestion multi-sites est une solution recommandée aux entreprises en croissance.

Exemple : pour favoriser la collaboration entre les équipes se trouvant dans des localisations différentes, différents outils peuvent être utilisés. Parmi ces outils de gestion multi-sites, l’on retrouve par exemple Slack, Trello, Taskworld, Timetonic ou encore Wimi.

2 – Faire le point sur les abonnements en ligne

À l’heure actuelle, de plus en plus de solutions digitales font leur apparition. Bon nombre d’entreprises en croissance ont ainsi tendance à acheter des outils et divers abonnements en ligne, sans en avoir forcément besoin. Pour réduire vos frais généraux relatifs aux licences de logiciels ou d’applications, et aux abonnements, assurez-vous de lister précisément quelles solutions vous servent réellement. Débarrassez-vous ensuite des outils obsolètes et des doublons. N’hésitez pas non plus à utiliser des solutions en ligne gratuites pour réduire les coûts de fonctionnement.

Exemple : Skype, Whatsapp, Canva ou encore Google Hangout sont des solutions en ligne utilisables gratuitement. Pour éviter d’acheter régulièrement du papier et de l’encre, ou de faire des dépenses en matière d’archivage, pensez aussi aux services de stockage cloud gratuits. Google Drive ou Microsoft Azure sont des solutions adaptées aux entreprises en croissance.

3 – Suivre les dépenses “télétravail” des employés

Pour diminuer les frais de fonctionnement de votre entreprise en croissance, une gestion optimale des dépenses en télétravail des employés est aussi nécessaire. Pour cela, certains outils se révèlent très pratiques. Ils permettent par exemple d’avoir des données précises et une visibilité sur les dépenses effectuées par les employés. Certains outils aident notamment à valider en amont les dépenses et à centraliser les justificatifs de paiement. Vous libérerez ainsi votre équipe finance et comptabilité.

Exemple : Pour profiter d’une visibilité en temps réel sur les dépenses effectuées par les employés en télétravail, Spendesk constitue une excellente solution pour les entreprises.

4 – Proposer des abonnements coworking avant de déménager

Pour réduire les dépenses liées au fonctionnement d’une jeune entreprise, miser sur le coworking est une bonne idée. Grâce à cette solution, les structures en pleine croissance n’ont pas besoin d’acheter ou de louer de nouveaux locaux en cas d’augmentation de leurs effectifs. N’hésitez pas à souscrire des abonnements coworking pour vos employés. En plus de s’épargner les difficultés de trouver un local, l’entreprise n’a pas à s’occuper des coûts de fonctionnement comme le service d’entretien, l’électricité ou encore l’eau.

Exemple : après la souscription des abonnements par l’entreprise, les employés peuvent par exemple réserver une place à la semaine, la journée ou la demi-journée.

5 – Automatiser les tâches administratives

Pour diminuer les coûts de fonctionnement d’une entreprise en croissance et consacrer les ressources à d’autres activités qui accroîtront le chiffre d’affaires, d’autres moyens peuvent être mis en place. L’automatisation des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, détournant les employés du cœur de leur métier, en fait partie.

Exemple : l’automatisation de différentes tâches administratives et comptables pour réduire les frais de fonctionnement de votre entreprise est possible. Tel est par exemple le cas de l’automatisation de la gestion des dépenses récurrentes, l’automatisation de la facturation, l’automatisation de la catégorisation des paiements, l’automatisation du recouvrement des paiements, l’automatisation de la prise de rendez-vous, etc.

6 – Effectuer une transition écologique / zéro déchet

Pour réduire ses coûts, une entreprise en croissance peut aussi effectuer une transition écologique. En plus de protéger l’environnement, ces changements permettent à l’entreprise de diminuer ses dépenses. Dans le cadre de la transition écologique et d’une politique de zéro déchet, l’entreprise en croissance peut notamment réduire la consommation de papier, lutter contre l’utilisation d’objets en plastique jetable ou encore miser sur l’utilisation de produits écologiques.

Exemple : pour réduire les dépenses relatives à l’impression sur papier, l’entreprise peut par exemple miser sur la digitalisation. Les options de stockage en ligne sont aussi une alternative.

7 – Optimiser les déplacements des salariés

Les frais de déplacement des employés font partie des dépenses nécessaires au fonctionnement quotidien d’une entreprise. Ils font d’ailleurs partie des postes budgétaires les plus importants. Pour réduire les frais de fonctionnement de l’entreprise et maximiser son chiffre d’affaires, il est ainsi important de les optimiser.

Exemple : il est par exemple conseillé de définir les lignes directrices claires relatives aux déplacements des employés (simplification des règles de réservation, définition d’une limite de budget, définition d’une date limite de soumission des justificatifs et d’un délai de remboursement). L’entreprise peut aussi améliorer la gestion des frais grâce à l’utilisation d’outils (Spendesk, Mooncard, Jenji, Expensya, etc.).

8 – Renégocier les frais fixes (fournisseurs, poste, énergie, télécom, assurances…)

Pour améliorer la rentabilité de l’entreprise et augmenter le chiffre d’affaires, diminuer les frais fixes est une autre solution. Il s’agit des coûts dont l’entreprise doit s’acquitter pour son bon fonctionnement. Pour les réduire et réaliser des économies, pensez à réétudier tous vos contrats. N’hésitez pas à renégocier vos contrats de prestations.

Exemple : votre entreprise peut par exemple faire appel à un service de courtage pour négocier et réduire les dépenses liées aux contrats d’assurance professionnelle. Il est aussi possible de réduire le nombre de fournisseurs et de négocier des remises pour diminuer les frais fixes de l’entreprise.

9 – Penser au freelance / mi-temps, avant d’embaucher en CDI

Pour diminuer les coûts de leur entreprise, de nombreux dirigeants n’hésitent pas à réduire leurs effectifs. Pourtant, ce n’est pas forcément nécessaire. En effet, il est tout à fait possible de réduire les heures de travail. Même pour quelques mois, certains emplois à temps plein peuvent être transformés à temps partiel. L’entreprise peut ainsi réduire ses coûts tout en conservant une expérience intellectuelle. Dès l’embauche, pensez aux travailleurs en freelance au lieu de recruter des employés en CDI.

Exemple : une entreprise recrutant une équipe de freelances profitera de nombreux avantages. En recrutant un travailleur indépendant, l’entreprise n’a pas besoin de procéder au paiement de congés payés ni d’avantages salariaux.

10 – Louer / partager ses bureaux

Pour éviter que vos bureaux soient une source de préoccupation financière, réduire leurs coûts est une alternative intéressante. Différentes solutions peuvent être adoptées par les entreprises en démarrage. Le partage ou la sous-location de bureaux en font partie.

Exemple : pour une jeune entreprise, la sous-location de bureaux présente certains avantages comme la génération d’un revenu de sous-location. Une excellente solution pour réduire le coût du loyer de vos locaux ! Et pour partager des bureaux à plusieurs, vous pouvez par exemple trouver des espaces de travail à plusieurs sur des sites comme Ubiq.