Coût du télétravail : que doit rembourser l’entreprise ?

19 septembre 2022

Café, forfaits mobiles, connexion Internet, repas… quel est le réel coût du télétravail ? Que doit réellement rembourser l’entreprise ?

Coût du télétravail : comment gérer les frais des employés ?

Avec la crise sanitaire et le développement du travail hybride, de nombreuses entreprises ont adopté des politiques de télétravail. Un changement qui implique pour les employeurs une nécessaire réorganisation des habitudes de travail. Les employés travaillant à distance doivent pouvoir travailler efficacement comme s’ils étaient dans les locaux de l’entreprise, aussi chaque salarié en télétravail doit adapter son poste de travail (achat de fournitures de bureau, connexion Internet, augmentation de la consommation de café, etc.), engendrant forcément des coûts supplémentaires, ce qui entraîne les questions suivantes : quelles sont ces dépenses ? Qu’en est-il de la prise en charge et du remboursement de ces frais par l’employeur ? Le télétravail est-il économique pour les entreprises ?

Éléments de réponse.

Quelles sont les dépenses d’un employé en télétravail ? 

Autrefois exceptionnel, le télétravail de longue durée s’est généralisé dans les entreprises en raison des événements récents. Pour rappel, selon l’article L1222-9 du Code du travail, le télétravail concerne « toute forme d’organisation de travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. » Mais dès qu’ils travaillent à distance, les employés doivent engager certaines dépenses… 

Les frais engagés par les salariés en télétravail englobent trois grandes catégories de charge :

  • Les fournitures de bureau : cahiers, stylos, papier, encre, etc.
  • Les frais courants : eau, électricité, chauffage, café, etc.
  • Les frais de communication : forfait téléphonique, abonnement Internet, etc.
  • Les frais de restauration.

D’après une étude réalisée par le cabinet ConvictionsRH, le télétravail représente un coût pouvant aller jusqu’à plus de cent euros par mois. À savoir que ce montant couvre le coût de l’électricité, le coût de l’eau utilisée pour les toilettes et le coût du chauffage. Ces dépenses incluent aussi le coût du café, du papier, des stylos ou encore des cartouches d’imprimante. 

Pour calculer ces dépenses, différents cas de figure ont été pris en compte. Le cabinet a calculé le coût total d’un mois de travail à distance après déduction des éventuelles économies réalisées par les salariés (frais de transport, carburant, etc.). 

Dans le cas d’un employé en télétravail dans un espace de 100 m² et ne bénéficiant pas de tickets-repas, ses dépenses en frais courants par mois (café, nourriture, chauffage, électricité et eau) s’élèvent à 136,80 euros. Il bénéficie de 129 euros d’économies (essence et cantine). Le surcoût total du télétravail s’élève ainsi à 8,77 euros par mois.

Dans le cas d’un employé en télétravail dans un logement de 50 m² et disposant de tickets restaurant, les dépenses en frais courants s’élèvent en moyenne à 56,20 euros par mois. Par ailleurs, un coût de 7,90 euros par mois est ajouté pour les fournitures. Puisque l’employé n’a plus besoin de se rendre dans les locaux de l’entreprise, il bénéficie de 37,50 euros d’économies par mois en matière de transport. Le surcoût total du télétravail est donc de 26,50 euros par mois. 

Cette étude a révélé que dans tous les cas, le chauffage constitue le principal poste de dépense en télétravail. Pour un logement de 150 m² chauffé pendant 8 heures par jour, le coût revient à 48 euros. Vient ensuite le café, estimé à 0,43 euro dans le cas d’une consommation de capsules, engendrant ainsi un coût de quelques dizaines d’euros par mois. 

Le surcoût engendré par le travail à distance dépend ainsi essentiellement du profil de l’employé (type de chauffage, frais variables en fonction de la profession, prise en charge des frais de repas, consommation de café ou non…). À savoir aussi que certains employés réalisent des économies grâce au télétravail. Tel est notamment le cas de ceux qui avaient l’habitude de se rendre dans les bureaux de l’entreprise en voiture. Ceux qui prennent habituellement leur repas en ville peuvent aussi faire des économies.

Remboursement des frais en télétravail : quelles sont les obligations légales de l’entreprise ? 

Selon les termes de l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 concernant le télétravail, « le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations en télétravail. » 

Dans ce cas, l’entreprise doit assurer la prise en charge ou le remboursement des dépenses engagées par l’employé pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de la structure. Cependant, pour qu’elles puissent être prises en charge ou pour que le remboursement puisse se faire, ces dépenses doivent avant tout être validées par l’employeur. Toutefois, cet accord ne précise pas clairement les frais qui doivent être pris en charge ou peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’entreprise.

Il faut savoir que depuis 2017, l’entreprise peut mettre en place le télétravail, avec ou sans accord ou charte. En présence de charte ou d’accord collectif, l’employeur et les employés doivent s’y référer pour connaître les modalités de remboursement des coûts engendrés par le télétravail.

Certains frais peuvent faire l’objet d’un remboursement :

  • Remboursement des coûts des fournitures : second écran d’ordinateur, papier, cartouches d’imprimante, etc.
  • Remboursement des frais fixes et variables engendrés par l’utilisation d’un local d’habitation : loyer, chauffage, électricité, etc.
  • Remboursement des frais relatifs à la télécommunication : forfait téléphonique, Internet, etc.

À savoir que face aux enjeux de cybersécurité au sein des entreprises, surtout en période de télétravail, certaines recommandations doivent être mises en place. L’installation de logiciels, dont les employés peuvent demander le remboursement, est notamment possible. Par ailleurs, il est important de sensibiliser les employés de l’entreprise sur les bonnes pratiques en termes d’utilisation d’Internet et de cybersécurité.

Pour rappel, la pause-café est essentielle au bien-être des salariés, notamment dans le cadre du travail à domicile. Pour leur faire plaisir, les entreprises peuvent consacrer un budget mensuel pour les approvisionner en bon café à domicile. Et pour ceux qui ne boivent pas de café, les entreprises peuvent prendre en charge ou rembourser les coûts d’autres boissons comme les thés ou les tisanes. Il s’agit d’une idée à adopter pour leur faire profiter d’une pause-café bénéfique aussi bien pour leur bien-être que pour la productivité de l’entreprise en période de télétravail. Cela peut aussi être un moyen de garder du lien social au sein des équipes, à travers la mise en place de “cafés zoom”. 

Comment suivre les dépenses de ses employés en télétravail ? 

Dans le cas où le remboursement des frais engagés par les employés se fait sur la base de frais réels, ils doivent présenter des justificatifs, permettant un meilleur suivi de leurs dépenses en télétravail. À noter que les entreprises peuvent aussi rembourser sur la base d’un forfait, déterminé par l’URSSAF. Cette dernière a communiqué des montants forfaitaires par employé selon le temps de télétravail :

  • 10 euros par mois par employé, dont le temps de télétravail est d’une journée par semaine ;
  • 20 euros par mois par employé, dont le temps de télétravail est de deux journées par semaine ;
  • Etc.

À savoir que les allocations forfaitaires sont automatiquement exonérées de cotisations sociales. Dans le cas où l’entreprise ne verse pas d’allocation et que l’employé opte pour la déduction des frais réels, les frais engagés dans le cadre du travail à distance sont exonérés, dans la limite de 2,5 euros par jour de télétravail. La déduction de la totalité des frais professionnels sur l’impôt sur le revenu est possible, à condition que l’employé puisse les justifier.

Le télétravail est-il vraiment plus économique pour les entreprises ?

Si le télétravail présente certains risques pour les employeurs, notamment les risques relatifs à l’utilisation d’Internet et à la cybersécurité, cette forme d’organisation de travail offre aussi des avantages. L’un des atouts de ce mode de travail repose notamment sur les économies réalisées par l’entreprise. Avoir une part considérable d’employés régulièrement en télétravail permet de faire des économies sur les coûts d’exploitation des surfaces tertiaires. Pour les entreprises, le télétravail se révèle économique en termes de coût de chauffage, de coût d’électricité ou encore de coût d’entretien. Peu importe la taille de l’entreprise, le télétravail permet de réaliser environ 30 % d’économie sur la surface immobilière. De plus, les employeurs peuvent faire des économies sur les frais locatifs. 

Outre les économies, le télétravail constitue aussi une occasion d’investir dans le capital humain. Les économies réalisées peuvent être utilisées pour valoriser les salariés et renforcer leurs compétences, permettant ainsi à l’entreprise de gagner en productivité.

Sources : 

https://www.leblogdudirigeant.com/prise-en-charge-les-depenses-liees-au-teletravail/,

https://www.captaincontrat.com/recruter-gerer-ses-salaries/droit-des-salaries/teletravail-employeur-doit-il-verser-des-indemnites-me-camille-smadja,

https://valoxy.org/blog/frais-de-teletravail/#:~:text=Celui%2Dci%20avait%20sem%C3%A9%20le,une%20charte%20qui%20le%20pr%C3%A9voit%20%C2%BB.,

https://www.ruedelapaye.com/e-mag/teletravail-frais-professionnels#:~:text=L’employeur%20est%20tenu%2C%20%C3%A0,et%20maintenance%20de%20ces%20derniers.,

https://www.experts-et-decideurs.fr/ressources-humaines/paie-social/frais-de-teletravail-payes-employeur/,

https://www.cadre-dirigeant-magazine.com/manager/le-salarie-en-teletravail-est-il-un-danger-pour-la-cybersecurite-de-lentreprise/,

https://www.francebleu.fr/infos/economie-social/le-teletravail-peut-engendrer-un-surcout-de-plus-d-une-centaine-d-euros-par-mois-1612851921,

https://homajob.com/ressources/quels-sont-les-avantages-du-teletravail-pour-lentreprise