Découvrez la checklist ultime pour ne rien oublier

Que ce soit pour booster la motivation de vos salariés, transmettre les valeurs de l’entreprise ou encore favoriser les échanges entre les différents services, un séminaire d’entreprise peut avoir divers objectifs. Cet outil de management stratégique adopté par de nombreux établissements présente aussi de nombreux avantages. Mais organiser un tel évènement ne doit pas se faire au hasard. Pour que votre séminaire d’entreprise soit réussi et que vos objectifs soient atteints, une bonne planification se révèle indispensable. Choix de la date et de la durée du séminaire, de vos objectifs, de la destination ou encore des activités, voici une liste des étapes clés pour organiser cet évènement professionnel !

1. Choisir la date et la durée 

Au moment d’organiser un séminaire d’entreprise, commencez avant tout par définir la date et la durée de l’évènement. Pour cela, n’hésitez pas à consulter quelques-uns des invités pour obtenir leur avis sur les dates et la durée les mieux adaptées. Prévoyez également un délai raisonnable jusqu’au début du séminaire pour avoir le temps de tout organiser. Pour maximiser le nombre de participants lors du séminaire, évitez de planifier cet évènement d’entreprise lors des vacances scolaires, d’un week-end ou encore de jours fériés.

2. Définir les objectifs du séminaire

L’organisation d’un séminaire d’entreprise doit avoir un objectif précis. Pour commencer, définissez le but de cette convention : team building, travail, présentation commerciale, décompression, séminaire d’intégration (onboarding) des nouveaux collaborateurs de l’entreprise, etc. N’hésitez pas non plus à fixer un objectif en termes de nombre de participants ainsi qu’en matière de bénéfices.

3. Prévoir le budget

Pour un séminaire d’entreprise réussi, un certain budget est nécessaire. Pour le définir, tenez compte de plusieurs paramètres : la durée du séminaire, le nombre de personnes présentes, la destination, la location du lieu, les activités prévues, etc. Pensez à demander plusieurs devis pour accorder vos objectifs et le budget de votre entreprise.

4. Choisir la destination

Pour organiser un séminaire efficace, pensez à le réaliser hors des locaux de votre entreprise. En plus de briser la monotonie, sortir du cadre habituel de travail permet aussi de se retrouver en terrain neutre pour mieux échanger et pour une meilleure coopération. Cela libérera à coup sûr la dynamique de groupe. Choisissez la destination notamment selon vos envies (en ville ou à la campagne, en France ou à l’étranger, etc.) et selon le budget de l’entreprise.

Il est aussi important de choisir le lieu qui accueillera la convention en fonction du type de séminaire d’entreprise à organiser : un centre de congrès, un hôtel, une résidence de tourisme, etc. Au moment de choisir, différents paramètres doivent être pris en compte comme l’environnement ou le nombre de chambres en prenant en considération le nombre de personnes présentes lors du séminaire. De plus, anticipez les besoins particuliers (documents dans les chambres ou dans la salle de réunion, chambres particulières pour certaines personnes comme les VIP par exemple, etc.). Enfin, vérifiez les équipements et services mis à disposition sur les lieux du séminaire (sonorisation, services de restauration, etc.). 

5. Organiser des activités

Pour marquer les esprits lors de votre séminaire d’entreprise, assurez-vous de trouver comment l’animer de manière innovante et originale. Pour cela, il est essentiel d’organiser diverses activités, qui s’articuleront autour d’un thème choisi. Pour animer votre séminaire, vous pouvez planifier des activités intellectuelles, des animations digitales ou encore des activités sportives. Dans le cadre d’un séminaire de team building, vous pouvez par exemple proposer des activités participatives et conviviales comme la construction d’une œuvre collective ou un atelier culinaire. D’autres jeux de team building peuvent aussi être organisés pour animer le séminaire d’entreprise comme une chasse au trésor, un escape game et bien d’autres encore.

 

6. Prévoir du bon café

Lors des journées de séminaire d’entreprise, ne faites pas l’impasse sur les pauses-café. Et si vous offriez du bon café aux participants pour les mettre de bonne humeur ? Ne lésinez pas sur la qualité en choisissant par exemple un café en grains, fraîchement moulu, au goût particulièrement aromatique. Et pour ceux qui ne boivent pas de café, n’oubliez pas de prévoir du thé, de l’eau minérale ou encore des jus de fruits !

7. Inviter les participants

Au moment d’organiser votre séminaire d’entreprise, soigner la communication est essentiel ! Alors n’oubliez pas d’annoncer le futur évènement aux participants suffisamment en amont. Pour cela, vous pouvez envoyer un email “marketé” aux couleurs de l’événement ou un carton d’invitation à vos invités. L’annonce de la convention peut aussi se faire sous forme d’affichage dans les locaux de l’entreprise.

8. Faciliter la logistique sur place (planning, mail, transports…)

Organiser un séminaire d’entreprise requiert aussi une étude de la logistique. Pour que tout se déroule parfaitement, établissez un planning des journées de séminaire. Informez-en les invités en leur envoyant un email concernant le programme de l’événement. Déterminez les tâches à demander aux salariés de l’entreprise. Définissez également les services nécessitant l’intervention d’un prestataire lors du séminaire : services de transport, repas, animations, etc. 

9. Faire un bilan  

Une fois votre séminaire d’entreprise terminé, il est temps de réaliser un bilan de l’évènement. Pour cela, vous pouvez envoyer un formulaire de satisfaction aux participants. Les retours d’expérience vous permettront de vérifier si les objectifs de votre séminaire d’entreprise ont bien été atteints. Le succès du séminaire peut aussi être mesuré grâce à l’implication des participants lors des séquences interactives. N’oubliez pas de réaliser une vidéo “best of” pour valoriser votre séminaire et créer de l’engagement auprès des collaborateurs de l’entreprise. 

La réussite d’un séminaire d’entreprise dépend principalement de l’organisation en amont. Ce type d’évènement vous permettra de fédérer vos équipes tout en optimisant l’engagement des collaborateurs et en renforçant la culture d’entreprise !

Sources : 

https://www.soomeet.com/blog/la-checklist-pour-organiser-un-seminaire-en-16-etapes/

https://animations-innovantes.fr/service/organiser-seminaire-entreprise/

https://www.journaldunet.com/management/efficacite-personnelle/1094765-15-check-lists-pour-le-travail/1094780-seminaire

https://www.seminairesbusiness.com/pourquoi-comment-organiser-team-building

https://www.smile-evenements.fr/seminaires-et-conventions/seminaire-residentiel/seminaire-team-building/#:~:text=Organiser%20un%20team%20building%20pendant,les%20valeurs%20de%20l’entreprise

https://www.prestige-sodexo.com/news/9-etapes-cles-pour-organiser-un-seminaire-dentreprise

https://www.portices.fr/organiser-seminaire-entreprise-etapes