10 conseils pour bien accueillir un nouveau salarié

8 août 2022

Bien accueillir un nouveau salarié est crucial pour le succès de la collaboration. Concevez un processus d’intégration digne de votre entreprise !

Ultime étape de la procédure de recrutement, l’intégration d’un nouveau salarié, impliquant l’immersion totale dans la culture d’entreprise, doit être réalisée avec soin.

Ce parcours commence dès le moment où il est informé de son embauche et va jusqu’à la fin de la période d’essai, voire au-delà. Ayant des répercussions sur le bien-être au travail du nouvel arrivant, ce processus doit être mené à bien. Gestion administrative, livret d’accueil, aménagement du poste de travail ou présentation du salarié aux collègues, voici 10 conseils destinés aux managers et dirigeants d’entreprise pour bien accueillir un nouveau collaborateur.

1 – Régler l’administratif en amont de son arrivée

Pour un processus de recrutement réussi et pour accueillir le nouveau salarié de l’entreprise dans les meilleures conditions, bien préparer son arrivée est essentiel. Cela passe notamment par l’anticipation de la gestion administrative. Veillez à bien collecter toutes les pièces justificatives avant d’intégrer le nouveau collaborateur : carte d’identité du salarié, justificatif de domicile, CV, RIB, etc.

La préparation du contrat de travail avant le début de la période d’essai fait aussi partie des procédures administratives à régler lors du processus de recrutement et avant d’accueillir le nouvel arrivant. Pensez aussi à contacter la médecine de travail pour programmer la visite médicale d’embauche du nouveau salarié de l’entreprise.

2 – Créer ses accès administrateur en amont

La mise à disposition des accès administrateur avant la première journée de période d’essai figure parmi les conseils à suivre au moment d’accueillir un nouveau collaborateur. Pour que le nouvel arrivant puisse s’intégrer et commencer rapidement son travail lors du processus d’intégration, assurez-vous de lui offrir l’accès à tous les systèmes.

Le manager peut notamment utiliser l’intranet pour annoncer aux collègues l’intégration du collaborateur et pour le présenter. Le jour J, ils pourront ainsi l’accueillir sans aucune sensation de malaise.

3 – Fournir un système de gestion des mots de passe

Même s’il est encore en période d’essai, un nouveau salarié peut avoir accès aux différentes applications utilisées au sein de l’entreprise pour mener à bien son travail. Cependant, un grand nombre d’outils implique forcément la création d’une multitude de mots de passe. Pour éviter les éventuelles omissions, mais surtout pour sécuriser les données de l’entreprise, mettez un système de gestion de mots de passe à la disposition du nouveau salarié au moment de l’accueillir.

4 – Préparer son poste de travail

L’un des conseils les plus importants pour bien accueillir un nouveau collaborateur au sein de l’entreprise concerne le poste de travail. Pour faciliter le processus d’intégration du nouveau collègue, le manager doit en amont préparer son bureau. Assurez-vous que tout le matériel nécessaire soit prêt. À son arrivée, le nouvel arrivant se sentira attendu. En revanche, si vous vous y prenez le jour J, le salarié se sentira certainement mal à l’aise. De plus, un aménagement précipité au moment de l’accueillir ne peut qu’avoir des répercussions négatives sur l’image de l’entreprise, notamment sur des sites comme Glassdoor.

5 – Écrire les processus types de son travail dans un livret d’accueil

Pour accueillir et intégrer le nouveau salarié au sein de l’entreprise, offrez-lui un livret d’accueil avant sa première journée de période d’essai. Réunissez au sein de ce document tous les conseils et informations nécessaires au bon déroulement du travail du nouveau collaborateur. Outre les processus types de son activité, le livret d’accueil peut contenir d’autres informations indispensables à l’intégration du salarié : règlement intérieur de l’entreprise, sélection de procédures, organigramme, plan des locaux, etc.

6 – Créer une charte d’entreprise

Pour assurer la cohésion entre collègues, il peut être opportun de créer une charte d’entreprise dans le cadre d’un processus de recrutement. Le manager doit remettre ce document au nouveau salarié au moment de l’accueil. Cette charte permet de formuler par écrit les valeurs de l’entreprise et les codes de bonne conduite sur des sujets variés :

La culture d’entreprise : ce document est utilisé pour expliquer au nouveau collaborateur cette culture d’entreprise – l’histoire de la société, la vision, les valeurs ou encore les rites (code vestimentaire, étapes d’intégration, etc.).
Les valeurs environnementales : plan de réduction et recyclage des déchets, réduction de la consommation de papier, etc.
La charte informatique : accès à Internet, droit à la déconnexion, etc.

7 – Offrir une box de bienvenue

Pour accueillir le nouveau salarié dans l’entreprise, lui préparer un kit de bienvenue est un conseil à adopter absolument. Cela démontrera l’attention que vous portez à chaque nouvel arrivant. Le choix est vaste en termes de contenu : livret d’accueil, badge de l’entreprise, etc. Vous pouvez également y ajouter une carte des bonnes tables dans le quartier. Et pour faire encore plus plaisir à votre nouveau salarié, pensez à lui offrir une sélection de cafés de qualité (arabica ou robusta, en grains ou moulu, café de spécialité, etc.) avec un mug aux couleurs de l’entreprise.

8 – Bloquer une matinée “onboarding” dans l’agenda de son manager

Pour accueillir le nouvel arrivant et l’intégrer à l’équipe, le manager doit prévoir un parcours d’onboarding. Ce processus impacte considérablement l’engagement futur du collaborateur. Pour cela, réservez une matinée pour accueillir votre salarié comme il se doit : remise du livret d’accueil ou d’accessoires corporate, présentation des locaux et de la culture d’entreprise, repas d’accueil pour faire connaissance avec les collègues, présentation du poste avec une feuille de route, mise en place d’un parcours de formation du nouveau salarié, etc.

Pour une procédure d’intégration parfaitement réussie, n’hésitez pas à élaborer un programme d’onboarding à l’attention des managers.

9 – Désigner un référent mentor

Pour que le nouveau collaborateur assimile rapidement la culture d’entreprise, et ce, de manière informelle, le manager peut lui assigner un référent mentor. Dans la plupart des cas, un salarié pédagogue et expérimenté est choisi. De préférence, le référent, apte à lui donner des conseils et à répondre aux problématiques opérationnelles, doit faire partie de l’équipe du nouvel arrivant.

La présence d’un mentor incitera plus facilement le nouveau salarié à poser des questions. Pour que le collaborateur puisse s’intégrer rapidement au sein de l’entreprise, un tuteur peut lui être assigné jusqu’à ce qu’il soit entièrement opérationnel et autonome dans l’exécution de son travail.

10 – Prévoir des points débriefing à 1, 3, 6 mois

Le processus d’intégration du nouveau salarié ne se résume pas au fait de l’accueillir le premier jour de la période d’essai. S’étalant sur plusieurs mois, ce parcours ne doit pas être perdu de vue. Une procédure d’intégration réussie permet de valider la pertinence du recrutement du collaborateur.

Pour suivre l’évolution du nouvel arrivant, organisez avec lui des points de débriefing réguliers. Cela permet aussi de favoriser l’épanouissement de votre salarié au sein de la société. Pensez également à réaliser un bilan à la fin de sa période d’essai pour lui faire part de vos impressions, mais aussi pour connaître les siennes, sur la collaboration et sur le parcours d’intégration.