Quelle que soit la taille de vos équipes, calculez votre budget café en entreprise grâce à nos conseils d’experts café en entreprise

Pour garantir l’épanouissement et la productivité de vos salariés, mettre un coin café à leur disposition est conseillé. Cependant, savez-vous quel budget prévoir pour le café au bureau ? Pour proposer du bon café sans pour autant faire exploser les frais internes, différents paramètres doivent être étudiés (coût de la machine à café, coût d’entretien, aménagement d’un coin café ou coût des consommables). Que vous soyez responsable de l’environnement de travail ou office manager, découvrez ces conseils pour définir le budget café au sein de votre entreprise.

Quel budget café selon la taille de votre entreprise ?

Au moment de choisir une solution café, les office managers ou les personnes en charge de l’environnement de travail au sein du bureau doivent définir les besoins de l’entreprise. Pour cela, différentes questions doivent être posées :

• Combien d’employés travaillent au sein de la structure ?
• Combien de jours sont-ils présents au bureau par mois ?
• Quel est le nombre de visiteurs (fournisseurs, clients, partenaires…) susceptibles de boire un café chaque jour ?

Au vu de ces différents paramètres, évaluer exactement la consommation quotidienne de café au sein des locaux de l’entreprise est loin d’être une mince affaire. Pour avoir une idée approximative du nombre de tasses par jour, il est conseillé de multiplier l’effectif de l’entreprise par deux. Par exemple, pour une entreprise de 25 employés, la consommation sera de 50 tasses / jour.

Cette consommation quotidienne doit ensuite être multipliée par le nombre de jours travaillés par mois (22 jours en général). De ce fait, la consommation mensuelle de café au sein d’une entreprise de 25 salariés est de 1 100 tasses par mois. 

Il faut savoir qu’en moyenne le prix d’une tasse de café en capsule coûte 30 centimes. En revanche, le prix d’une tasse de café en grain revient à environ 15 centimes. Ainsi, pour une PME de 25 employés, cela reviendrait à :

• Pour une machine à café en capsules = 1 100 tasses * 30 cts = 330 €/mois
• Pour une machine à café en grain professionnelle : 1 100 tasses * 15 cts = 165 €/mois

Cela signifie que vous devez prévoir un budget de 330 euros par mois si vous envisagez d’équiper vos locaux d’une machine à café en capsules. Une somme de 165 euros par mois doit en revanche être prévue pour une machine à café en grain. Le coût variera en fonction du nombre de salariés au sein de votre entreprise. 

Il faut savoir que le coût à la tasse du café en grain dépend du type :

• Grain premier prix : 10 centimes ;
• Grain italien et grain de spécialité : 17 centimes ;
• Grain 100 % arabica : 18 centimes ;
• Grain bio : 21 centimes.

Les professions qui consomment le plus de café 

Le café est un compagnon indispensable pour bon nombre d’employés au bureau. Cependant, certaines professions en consomment davantage que d’autres. Il s’agit généralement des métiers où les salariés doivent composer avec le stress. Voici une liste des métiers les plus gros consommateurs de petit noir :

• Scientifiques ;
• Policiers ;
• Enseignants ;
• Journalistes ;
• Administrateurs de la santé ;
• Plombiers ;
• Cadres d’entreprise ;
• Télévendeurs ;
• Professionnels de la finance ;
• Responsables de support technique.

Location Vs Achat de machine, quel est le plus économique ?

Pour calculer le budget café au bureau, d’autres points doivent être étudiés par les office managers. C’est notamment le cas du coût d’achat ou du coût de location de la machine à café. Le budget à prévoir varie en fonction de l’appareil :

• Cafetière : entre 10 € et 40 € à l’achat ;
• Machine à café à dosettes : entre 90 € et 200 € à l’achat ;
• Machine à café automatique avec broyeur : de 300 € jusqu’à plus de 2 500 € à l’achat et de 50 € à 100 €/mois en location ;
• Machine à café avec boissons chaudes : de 1 000 € jusqu’à plus de 4 500 € à l’achat et de 70 € à 150 €/mois en location ;
• Distributeur automatique de café et d’autres boissons chaudes : à partir de 4 500 € jusqu’à plus de 9 000 € à l’achat et de 150 € à 250 €/mois en location.

Bien que le prix d’une machine à café automatique professionnelle soit coûteux au départ, il est amorti avec le temps, réduisant chaque mois le coût par tasse. De plus, en cas d’achat, le propriétaire est totalement indépendant vis-à-vis du fournisseur. En revanche, l’entreprise doit s’occuper elle-même de l’entretien et des réparations en cas de panne. Il en est de même pour l’approvisionnement en consommables. En ce qui concerne la location, le coût inclut généralement différents services, notamment la maintenance et l’entretien. En revanche, le coût à long terme de la location est plus élevé que le coût d’achat d’une machine qui est amorti au fil du temps. 

Combien coûte l’aménagement d’un coin café au bureau ? 

Au moment de déterminer le budget café de votre entreprise, outre le coût de la machine à café et les éventuels services (entretien, réparation…), différents points doivent être étudiés, notamment :

• Le coût du mobilier : meuble pour machine à café (environ 200 euros jusqu’à plus de 700 euros), table et mange-debout (de 50 euros jusqu’à plus de 200 euros)… ;
• Le coût des équipements de rangement : placards pour ranger les gobelets et tasses, boîtes de rangement… ;
• Le coût du réfrigérateur pour la conservation des boissons et des aliments (à partir de 200 euros jusqu’à plus de 2 000 euros).

Pensez aussi à inclure le coût des éléments de décoration dans votre budget pour l’aménagement d’un espace café. 

Comment calculer le coût des consommables ?

Le coût des consommables doit aussi être pris en compte au moment de définir le budget alloué au café et autres boissons de votre entreprise. Pour cela, il est important de calculer le coût à la tasse.

Pour faire ce calcul, il faut connaître le coût d’une matière première qui variera selon les goûts :

• Café en grain à partir de 13 €/kg (1 kg = 140 cafés, soit entre 0,05 € et 0,28 € la tasse) ;
• Capsules entre 0,15 € et 0,50 € la dosette ;
• Chocolat entre 7 €/kg et 25 €/kg (1kg = 45 boissons chocolatées, soit entre 0,15 € et 0,55 € la tasse) ;
• Boites de 20 à 25 sachets de thé entre 5 € et 12 €. 

Notez que le prix moyen au kilo du café en grain varie aussi en fonction du type :

• Grain premier prix : 13 euros ;
• Grain italien : 23 euros ;
• Grain de spécialité : 23 euros ;
• Grain 100 % arabica : 24 euros ;
• Grain bio : 28 euros.

Une fois le coût à la tasse connu, il suffit de le multiplier par le nombre de tasses consommées (généralement 2 tasses par personne et par jour) et par le nombre de jours travaillés dans le monde. 

Par exemple, pour l’achat d’un kilo de café à 20 € (140 tasses), le prix à la tasse sera de 0,14 centime. Pour une entreprise de 25 salariés travaillant 22 jours, le calcul se fera comme suit :

50 tasses * 0,14 * 22 = 154 € HT/mois

D’autres produits consommables doivent aussi être insérés dans le calcul. Pensez aussi aux salariés ajoutant du sucre dans leur boisson. Vous devez ainsi ajouter 2 centimes pour le sucre. Par ailleurs, pour ceux qui n’ont pas de mugs, pensez à ajouter 3 centimes de plus pour les gobelets en carton ou des contenants autres que les gobelets.

Dans ce cas, le calcul se fera comme suit :

50 tasses * 0,19 * 22 = 209 € HT/mois

Il suffit d’ajouter le coût d’achat ou de la location de la machine ainsi que les frais liés à d’autres services (entretien, maintenance…) pour connaître le budget mensuel. 

Sources : https://pro.misterbean.fr/blog/machine-cafe-professionnelle-prix, https://www.chacunsoncafe.fr/content/187-zoom-sur-le-vrai-prix-du-cafe, https://www.expresseau.fr/guides-pratiques/machine-cafe/quel-est-le-prix-dune-machine-a-cafe-en-entreprise/, https://www.quartierfrais.com/post/comment-d%C3%A9finir-son-budget-caf%C3%A9-au-bureau, https://www.arcinfo.ch/sante/ces-professions-ou-l-on-boit-le-plus-de-cafe-231322, https://weekend.levif.be/lifestyle/culinaire/quelles-professions-boivent-le-plus-de-cafe/article-normal-349771.html?cookie_check=1640167121, https://www.coffee-webstore.com/blog/10-astuces-pour-un-espace-cafe-bien-amenage-n268, https://www.agenceviceversa.com/news-decoration-agencement/agencer-sa-caf%C3%A9t%C3%A9ria-d-entreprise/, https://www.vente-directe-pme.com/10-tables-mange-debout