Découvrez quel est le vrai prix d’une machine à café d’entreprise : quel budget prévoir pour un espace café dans une entreprise ?

Quelle solution est la plus rentable ?

Le vrai prix d’une machine à café d’entreprise

Nous sommes nombreux à ne pas pouvoir s’en passer ! Pour une grande majorité d’entre nous, le café du matin ou la tasse après le déjeuner est indispensable pour une journée de travail réussie. Et pour maintenir le moral des collaborateurs au beau fixe, en proposer au sein du bureau présente de nombreux avantages pour les employeurs. Cependant, entre la location ou l’achat de la machine à café, l’entretien et les produits complémentaires, combien cela coûte réellement à votre entreprise ? Voici quelques éléments de réponse. 

Le véritable prix du café pour une entreprise 

Réfléchir à la bonne solution café dans votre entreprise est loin d’être une mince affaire… L’idée est de trouver une offre au rapport qualité/prix intéressant pour respecter votre budget tout en proposant un délicieux café aux arômes subtils à vos salariés. 

Pour déterminer le véritable prix du café au travail, plusieurs paramètres doivent être pris en compte et en premier lieu la quantité consommée. Car c’est évident, tout le monde ne carbure pas à la caféine au bureau, et chez ceux qui en boivent, la quantité bue varie d’un salarié à un autre. 

Mais d’autres frais doivent aussi être considérés pour déterminer votre budget. Voici tous les postes de coûts auxquels l’entreprise doit penser avant d’installer un espace café :

• L’achat ou la location de la machine à café d’entreprise : si vous désirez proposer du café au sein de vos locaux, l’achat ou la location d’un appareil dédié constitue une solution. Dans ce cas, le prix de la machine à café d’entreprise influe sur le coût réel de l’installation d’un espace dédié à la pause-café au sein de votre structure. 
• La livraison : il s’agit d’un autre service proposé en matière d’offre de café professionnelle. Pour alimenter votre distributeur de café, tenez aussi compte du prix de ce service. Bonne nouvelle ! Si vous achetez suffisamment de café, il se peut que votre fournisseur ne vous facture pas la livraison.
• Les coûts d’entretien : les éventuelles opérations de nettoyage sont nécessaires pour augmenter la durée de vie de vos machines à café. Si les PME choisissent généralement de s’en charger elles-mêmes, les grosses entreprises préfèrent souvent conclure un contrat de maintenance avec le fournisseur. Dans tous les cas, l’entretien des distributeurs de café pour entreprise constitue un prix à intégrer dans le budget. 
• La qualité et le conditionnement du café : le coût de cette boisson varie aussi selon que vous optiez pour du café industriel ou du café de spécialité, du café en grains, en portions, en dosettes ou en capsules. Notez que les machines fonctionnant avec ces dernières sont souvent moins chères à l’achat. Cependant, le coût unitaire des capsules, allant de 0,30 € à 0,45 €, peut rapidement fausser vos comptes. En revanche, le café en grains est moins cher à long terme, même si le prix d’achat de la machine adaptée est plus conséquent. Pour un kilo de café en grains, vous obtenez 130 tasses. En moyenne, une tasse coûte de 0,10 € à 0,21 € selon la gamme. Le prix du café en grains en kilo varie de 13 € à 28 €.
• Les extras : le prix des produits complémentaires influe aussi sur le coût réel du café en entreprise. Il s’agit notamment de ce qu’on appelle les consommables : sucre, lait, agitateurs, chocolat, thé, biscuits, si vous en proposez. Les gobelets en papier ou en plastique ont aussi un coût, que ce soit en matière d’achat ou de traitement des déchets. Vous pouvez aussi investir dans de la vaisselle plus durable comme des tasses en porcelaine ou des verres en borosilicate comme ceux proposés par Auum en partenariat avec Bodum.  
• Le mobilier : mange-debout, poufs, canapés douillets ou encore tables basses sont indispensables pour rendre les lieux confortables. Ces meubles ont aussi un coût qui doit être pris en compte au moment d’aménager un espace café dans votre entreprise. 

Le prix de ne pas installer d’espace café !

Si l’installation d’un espace café dans vos locaux peut vous paraître chère, ne pas le faire sera encore plus coûteux. Pour de nombreux salariés, la pause-café est un moment de détente incontournable pour faire un break et se vider l’esprit après quelques heures de travail. Ainsi, vous perdrez beaucoup en privant vos collaborateurs d’un tel espace. 

• Perte de motivation : pour démontrer l’attention que vous portez à vos salariés, offrez-leur un espace café confortable et agréable ! Ils pourront prendre du temps pour eux lors d’un break de 15 ou 20 minutes. Dans le cas contraire, ils seront démotivés et auront moins envie de venir au bureau. 
• Baisse de productivité : en moyenne, une personne peut se concentrer pendant 1 heure 30. Passé ce délai, il devient difficile de rester “focus” en dépit d’un effort de plus en plus important. Pour profiter d’un coup de boost, tant sur le plan physique qu’intellectuel, s’accorder une pause de 5 à 10 minutes toutes les 2 heures est conseillé. Et quoi de mieux que de savourer un bon café lors de ce moment de détente ? Cependant, si vos salariés n’ont pas accès à un espace où ils peuvent profiter d’un moment de qualité, leur productivité ne peut que baisser.

Discussions sur la vie privée, création de liens autres que professionnels… se retrouver dans l’espace café permet aussi aux salariés de s’évader et de découvrir leurs collaborateurs sous un autre angle. À défaut d’un lieu dédié, aucun échange informel ne se fera autour de la machine à café. Et on le sait tous : il est important de créer du lien pour renforcer la culture d’entreprise et le sentiment d’appartenance. 

De plus, la pause-café permet aussi de dépasser les barrières hiérarchiques pendant quelques minutes. Les salariés se montrent beaucoup moins intimidés face à leurs supérieurs autour d’un café. Il leur sera ainsi plus facile d’exprimer leurs idées. Bref, une pause-café, c’est comme un mini team building ! Ne pas installer d’espace café dans vos locaux serait donc un manque à gagner pour votre entreprise. 

Louer une machine à café d’entreprise : combien ça coûte ?

Si vous comptez mettre une machine à café à la disposition de vos salariés, la location figure parmi les solutions possibles. Ce mode d’acquisition permet de jouir d’un contrat incluant service complet de café pour entreprise (mise à disposition de la machine, approvisionnement, service d’entretien et de maintenance…). De plus, généralement, le prix de la location d’une machine à café d’entreprise inclut d’autres frais annexes comme les gobelets, les filtres, voire les boissons. Avec la location, les échanges pour les dernières générations de machine à café sont aussi simplifiés. 

Notez que la location implique souvent un engagement d’une durée d’au moins deux ans auprès d’un fournisseur. En termes de prix, le coût dépend du type de machine, mais varie en moyenne de 100 € à 300 € par mois. 

Location versus achat de machine à café : quel est le plus rentable ?

Outre la location, l’achat d’une machine à café est un mode d’acquisition possible. Vous vous demandez vers quelle option vous tourner ? La première solution est souvent plébiscitée du fait du coût élevé de certains dispositifs à l’achat, notamment les machines à café à grains ou les distributeurs. Ce mode d’acquisition convient parfaitement si vos collaborateurs ne sont pas de grands buveurs de café. Une tasse de temps en temps leur suffit ! Inutile dans ce cas d’investir un budget conséquent dans une machine que vous n’utiliserez que de manière ponctuelle !

L’achat immédiat est une autre alternative envisageable. Dans ce cas, vous profiterez d’une totale indépendance vis-à-vis des prestataires de service et fournisseurs, notamment en matière d’approvisionnement. Cependant, vous pouvez souscrire en parallèle un contrat d’entretien et de maintenance auprès d’une société dédiée afin de profiter des mêmes services que dans le cadre de la location. 

En matière de budget à prévoir, une machine à café professionnelle coûte assez cher en fonction du modèle. Son coût peut aller au-delà de 3 000 €. Toutefois, si votre équipe carbure au petit noir du matin au soir, vous vous apercevrez rapidement que l’achat a toute son importance. Si votre entreprise assume déjà d’autres locations, ce mode d’acquisition vous évitera de payer chaque mois une mensualité. Cette solution se révèle aussi avantageuse dans la mesure où elle évite les éventuelles hausses de prix lors du renouvellement du contrat de location. Sachez aussi qu’au-delà de deux ans d’exploitation en moyenne, le prix de revient de la location sera beaucoup moins intéressant et vous coûtera même plus cher qu’un achat.

Ainsi, pour un usage régulier sur le long terme, vous économiserez considérablement en achetant dès le départ une machine performante adaptée à la consommation de caféine de vos co-équipiers. 

Comment faire des économies avec sa machine à café ? 

En fonction de votre budget, la machine à café peut représenter un certain coût. Heureusement, il est tout à fait possible d’économiser en adoptant certaines pratiques :

• Louez ou achetez une machine à café adaptée à la taille de votre entreprise et au nombre de coffee addicts au sein de votre structure. 
• Entretenez ou faites entretenir régulièrement vos machines à café pour éviter un remplacement prématuré.
• Privilégiez le café en grains beaucoup moins cher que le café en dosettes ou capsules pour une qualité équivalente, voire meilleure.
• Optez pour une machine à café d’entreprise sans gobelets. Vous réduirez ainsi les coûts liés à l’achat de ces produits consommables. Vous pouvez dans ce cas mettre des mugs à disposition de vos collaborateurs ou les convaincre d’apporter leur propre tasse. 

Ces deux dernières solutions sont aussi conseillées pour une consommation beaucoup plus responsable du café au bureau. Si vous désirez investir dans une machine à café écologique pour entreprise, les modèles à broyeur de grains sont recommandés. Vous limiterez ainsi la production de déchets (capsules, dosettes…). Il en est de même si vous bannissez l’utilisation de gobelets en plastique ou en papier. Vous réduirez considérablement la quantité de déchets jetés par an par votre entreprise. Une solution parfaite pour consommer du bon café tout en étant respectueux de la planète !

Sources : https://www.jacobsdouweegbertsprofessional.be/fr/inspiration/prix-du-cafe/, https://www.companeo.com/machines-a-cafe/guide/location-machine-a-cafe, https://blog.smart-services.com/cafe-en-entreprise/, https://www.chacunsoncafe.fr/content/187-zoom-sur-le-vrai-prix-du-cafe, https://pro.misterbean.fr/blog/machine-cafe-professionnelle-en-location, https://pro.misterbean.fr/blog/machine-cafe-professionnelle-prix, https://www.quartierfrais.com/post/comment-d%C3%A9finir-son-budget-caf%C3%A9-au-bureau, https://torrefactory.coffee/blogs/articles/les-bienfaits-de-la-pause-cafe-en-entreprise,